Integration · CRM und Vertrieb

Claude & ChatGPT mit Smokeball verbinden

Fragen Sie Ihre KI, was in einer Akte noch offen ist, lassen Sie eine halbe Stunde Arbeitszeit erfassen oder einem Kollegen eine Aufgabe zuweisen. Sie kann in Smokeball nach Akten, potenziellen Mandaten und Kontakten suchen, Akten, Aufgaben und Kalendertermine erstellen und aktualisieren, Gebühren, Zeiten und Auslagen erfassen, Notizen hinzufügen, Rechnungen und Dateien lesen und Mandanten über das Mandantenportal Nachrichten senden.

Smokeball kostenlos verbinden

Kostenloser Tarif, keine Kreditkarte erforderlich. Dauert etwa eine Minute.

Fragen Sie zum Beispiel

“Welchen Status hat die Akte Johnson und wer arbeitet daran?”
Die KI sucht nach der Akte und liest die Angaben zu Mandanten, Aktenart, Status und Mitarbeitenden aus.
“Erfasse 30 Minuten für die Prüfung des Mietvertrags in der Akte Johnson.”
Die KI erfasst einen Gebühreneintrag in der Akte mit Betreff, Datum und Dauer, auf Wunsch als abrechenbar.
“Weise Sarah die Aufgabe zu, die Erwiderung in der Akte Johnson bis Freitag einzureichen.”
Die KI ermittelt die Mitarbeiter-IDs und erstellt in der Akte eine Aufgabe mit Sarah als zuständiger Person und einem Fälligkeitsdatum.

Was Ihre KI tun kann

Akten und potenzielle Mandate

Suchen und lesen Sie Akten, potenzielle Mandate, Aktenarten und Rollen. Erstellen und aktualisieren Sie Akten oder potenzielle Mandate.

Zeiten, Gebühren und Auslagen

Erfassen und listen Sie Gebühren, Zeiteinträge und Auslagen in einer Akte auf und lesen Sie die zugehörigen Rechnungen.

Aufgaben, Kalender und Mandanten

Erstellen und listen Sie Aufgaben und Kalendertermine auf, fügen Sie Notizen hinzu, finden Sie Dateien und Kontakte und senden Sie Mandanten Nachrichten über das Portal.

“Welche Rechnungen gibt es in der Akte Patel?”
Die KI listet die Rechnungen der Akte auf und kann jede davon öffnen.
“Finde die unterschriebene Mandatsvereinbarung in der Akte Johnson.”
Die KI durchsucht die Dateien der Akte und liefert die Details des Treffers zurück.
“Teile dem Mandanten in der Akte Johnson mit, dass die Unterlagen bereit sind.”
Die KI sendet die Nachricht über das Mandantenportal der Akte. Der Mandant wird benachrichtigt.

28 Tools für Smokeball

Diese Tools werden beim Verbinden aktiviert. Sie können jedes einzelne deaktivieren oder festlegen, dass es vor der Ausführung Ihre Freigabe benötigt.

create_eventÄndert DatenEinen Kalendertermin mit `subject`, `start_time`, `end_time` sowie optional `matter_id`, `location`, `attendees` und `description` erstellen.
create_matterÄndert DatenEine Akte oder ein potenzielles Mandat mit `matter_type_id`, `client_ids`, `client_role`, `description`, `status` und Mitarbeiter-IDs erstellen. Setzen Sie `is_lead` auf true, um ein potenzielles Mandat zu erstellen.
create_matter_expenseÄndert DatenEine Auslage in einer Akte (`matter_id`) mit `subject`, `expense_date`, `quantity`, `price` und optional `is_billable` erfassen.
create_matter_feeÄndert DatenEinen Gebühren- oder Zeiteintrag in einer Akte (`matter_id`) mit `subject`, `fee_date` sowie optional `duration`, `rate`, `staff_id` und `is_billable` erfassen.
create_matter_memoÄndert DatenEiner Akte anhand von `matter_id` eine Notiz mit `title` und `text` hinzufügen.
create_taskÄndert DatenEine Aufgabe mit `subject`, `staff_id` (erstellende Person) sowie optional `matter_id`, `assignee_ids`, `due_date` und `note` erstellen.
delete_taskLöscht DatenEine Aufgabe anhand von `task_id` löschen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
get_contactEinen einzelnen Kontakt anhand von `contact_id` abrufen, einschließlich Name, E-Mail, Telefonnummer und Adresse.
get_eventEinen einzelnen Kalendertermin anhand von `event_id` abrufen.
get_matterEine einzelne Akte anhand von `matter_id` abrufen, einschließlich Mandanten, Aktenart, Status und Mitarbeitenden.
get_matter_fileDetails einer einzelnen Datei in einer Akte anhand von `matter_id` und `document_id` abrufen.
get_matter_invoiceEine einzelne Rechnung in einer Akte anhand von `matter_id` und `invoice_id` abrufen.
get_taskEine einzelne Aufgabe anhand von `task_id` abrufen.
list_eventsKalendertermine zwischen `from` und `to` auflisten, optional für eine bestimmte `matter_id`.
list_matter_expensesAuslagen einer Akte anhand von `matter_id` auflisten.
list_matter_feesGebühren- und Zeiteinträge einer Akte anhand von `matter_id` auflisten.
list_matter_filesDateien einer Akte anhand von `matter_id` auflisten oder durchsuchen, mit optionalen Suchbegriffen in `search`.
list_matter_invoicesRechnungen einer Akte anhand von `matter_id` auflisten.
list_matter_memosNotizen einer Akte anhand von `matter_id` auflisten.
list_matter_rolesRollen in einer Akte (Mandant, Gegenseite und weitere) sowie die zugeordneten Kontakte anhand von `matter_id` auflisten.
list_matter_typesAktenarten nach `name`, `category` oder `location` auflisten. Dient dazu, die `matter_type_id` für eine neue Akte zu ermitteln.
list_staffMitarbeitende der Kanzlei auflisten. Dient dazu, Mitarbeiter-IDs für Aufgaben, Gebühren und Akten zu ermitteln.
list_tasksAufgaben auflisten, optional für eine bestimmte `matter_id` oder nach `is_completed` gefiltert, mit `limit` und `offset`.
search_contactsKontakte mit Suchbegriffen in `search` (E-Mail, Telefonnummer oder Name) suchen, mit `limit` und `offset`.
search_mattersAkten nach Suchtext in `search`, `status`, `contact_id`, `matter_type_id` oder `is_lead` (true für potenzielle Mandate) suchen, mit `limit` und `offset`.
send_client_portal_messageFür andere sichtbarEine Nachricht (`message`) anhand von `matter_id` über das Mandantenportal der Akte an einen Mandanten senden, optional an eine bestimmte `contact_id`. Der Mandant wird benachrichtigt.
update_eventÄndert DatenEinen Kalendertermin anhand von `event_id` aktualisieren: Betreff, Zeiten, Ort, Teilnehmende oder Beschreibung.
update_matterÄndert DatenEine Akte anhand von `matter_id` aktualisieren: Beschreibung, Status, Mandanten, Mitarbeitende oder Angaben zum potenziellen Mandat. Nur die übergebenen Felder werden geändert.

In drei Schritten einrichten

1
App auswählen
Erstellen Sie ein kostenloses PipMCP-Konto und wählen Sie Smokeball aus der App-Liste.
2
Schlüssel einfügen
Fügen Sie vier Werte ein: Ihre regionale Smokeball-Domain (com für die USA, com.au für Australien oder co.uk für das Vereinigte Königreich), eine Client ID, ein Client secret und einen API-Schlüssel. Bitten Sie Ihre Smokeball-Kundenbetreuung, den API-Zugriff für Ihre Kanzlei freizuschalten. Melden Sie sich anschließend in der Smokeball Developer Console (console.smokeball.com) an, wählen Sie Ihre Region, klicken Sie auf „Neue App“, wählen Sie eine private App mit dem Client Credentials Grant und aktivieren Sie die benötigten Berechtigungsbereiche. Kopieren Sie Client ID, Client secret und API-Schlüssel aus den App-Details. PipMCP tauscht diese automatisch gegen kurzzeitig gültige Zugangstoken ein.
3
Link zu Ihrer KI hinzufügen
Sie erhalten einen persönlichen MCP-Link. Fügen Sie ihn in Claude, ChatGPT oder Cursor hinzu:
1. Klicken Sie auf Ihren Namen und dann auf Einstellungen › Konnektoren › Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen.
2. Fügen Sie Ihren Link als URL des Remote-MCP-Servers ein.
3. Aktivieren Sie den Konnektor über das +-Menü in einem Chat.

Fragen

Was kann die KI in Smokeball tun?

Sie kann Akten, potenzielle Mandate, Kontakte, Mitarbeitende, Aktenarten, Aktenrollen, Aufgaben, Kalendertermine, Notizen, Gebühren, Auslagen, Rechnungen und Dateien einer Akte suchen und lesen. Sie kann Akten und potenzielle Mandate, Aufgaben, Termine, Notizen, Gebühren und Auslagen erstellen, Akten und Termine aktualisieren, Aufgaben löschen und Nachrichten über das Mandantenportal senden.

Kann die KI meine Smokeball-Zugangsdaten sehen?

Nein. Ihre Smokeball-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und der KI niemals angezeigt. Nach dem Speichern werden sie nicht erneut angezeigt, auch Ihnen nicht. Die KI sieht nur die Ergebnisse der Tools, die sie aufruft.

Kann ich steuern, was die KI tun darf?

Ja. Sie wählen aus, welche Tools aktiviert sind, und können zunächst nur Lesezugriff erlauben. Eine Nachricht über das Mandantenportal erreicht Ihren Mandanten und kann vor dem Versand Ihre Freigabe erfordern. Dasselbe gilt für das Löschen einer Aufgabe, das nicht rückgängig gemacht werden kann. Jeder Tool-Aufruf wird protokolliert.

Funktioniert das mit ChatGPT?

Ja. Gehen Sie in ChatGPT zu Settings › Apps & Connectors › Advanced, aktivieren Sie den Entwicklermodus und fügen Sie Ihren PipMCP-Link hinzu. Der Entwicklermodus erfordert einen kostenpflichtigen ChatGPT-Tarif: Plus, Pro, Business oder Enterprise. Derselbe Link funktioniert auch in Claude (Settings › Connectors › Add custom connector), Cursor und anderen MCP-Clients.

Was kostet das?

PipMCP bietet einen kostenlosen Tarif, für den keine Kreditkarte erforderlich ist. Bei kostenpflichtigen Tarifen wird pro abgeschlossener Aufgabe abgerechnet. Sie benötigen außerdem ein eigenes Smokeball-Konto.

Warum muss Smokeball den API-Zugriff freischalten?

Smokeball schaltet den API-Zugriff für jede Kanzlei einzeln frei. Wenden Sie sich daher zuerst an Ihre Kundenbetreuung. Anschließend erstellen Sie in der Smokeball Developer Console eine private App mit dem Client Credentials Grant und aktivieren die benötigten Berechtigungsbereiche. Diese legen fest, worauf die KI zugreifen kann.