Integration · Lohnabrechnung und Personalwesen

Claude & ChatGPT mit When I Work verbinden

Frage deine KI, wer morgen arbeitet, wer eine offene Schicht übernehmen kann oder welche Abwesenheitsanträge noch ausstehen, und erhalte die Antwort aus When I Work. Sie kann Schichten zuweisen und freigeben, Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen, Schichttauschanfragen genehmigen, Mitarbeitende ein- und ausstempeln sowie Zeiteinträge lesen und korrigieren.

When I Work kostenlos verbinden

Kostenloser Tarif, keine Kreditkarte erforderlich. Dauert etwa eine Minute.

Fragen Sie zum Beispiel

“Wer arbeitet morgen am Standort in der Innenstadt?”
Die KI listet die morgigen Schichten an diesem Standort mit den zugewiesenen Mitarbeitenden auf.
“Wer kann die offene Barschicht am Samstag übernehmen?”
Sie listet die Mitarbeitenden auf, die für die offene Schicht infrage kommen, und kann sie der von dir ausgewählten Person zuweisen.
“Welche Abwesenheitsanträge warten diesen Monat auf meine Entscheidung?”
Sie listet die Abwesenheitsanträge im angegebenen Zeitraum auf und kann den von dir ausgewählten Antrag genehmigen oder ablehnen.

Was Ihre KI tun kann

Schichten und Dienstplanung

Schichten, offene Schichten und Dienstplannotizen auflisten, geeignete Mitarbeitende und Verfügbarkeiten einsehen, Schichten zuweisen oder freigeben sowie Anfragen zum Schichttausch und zur Schichtabgabe bearbeiten.

Abwesenheiten

Abwesenheitsanträge mit den im Konto hinterlegten Abwesenheitsarten auflisten, erstellen, genehmigen und ablehnen.

Zeiterfassung und Personal

Mitarbeitende ein- und ausstempeln, Zeiteinträge lesen und korrigieren sowie Mitarbeitende, Positionen und Einsatzorte nachschlagen, hinzufügen und aktualisieren.

“Wer ist gerade eingestempelt?”
Sie listet die offenen Zeiteinträge der aktuell eingestempelten Personen auf.
“Emma hat gestern vergessen, auszustempeln. Setze ihre Endzeit auf 17:00 Uhr.”
Sie findet ihren Zeiteintrag und aktualisiert die Endzeit.
“Genehmige Lars' Schichttausch für Freitag.”
Sie findet die Tauschanfrage und setzt sie auf genehmigt.

29 Tools für When I Work

Diese Tools werden beim Verbinden aktiviert. Sie können jedes einzelne deaktivieren oder festlegen, dass es vor der Ausführung Ihre Freigabe benötigt.

assign_open_shiftÄndert DatenEiner offenen Schicht anhand von `shift_id` einen oder mehrere Mitarbeitende (`user_ids`) zuweisen.
clock_inÄndert DatenEinen Mitarbeitenden einstempeln; `id` ist die Benutzer-ID. Optional sind `shift_id`, `location_id`, `position_id`, `site_id` und Notizen.
clock_outÄndert DatenEinen Mitarbeitenden ausstempeln; `id` ist die Benutzer-ID. Optional sind Notizen und Bartrinkgelder.
create_time_entryÄndert DatenEinen Zeiteintrag für `user_id` mit `start_time` und `end_time` hinzufügen, optional mit Standort, Position, Schicht, Notizen und Genehmigung.
create_time_off_requestÄndert DatenEinen Abwesenheitsantrag für `user_id` mit `start_time`, `end_time` und `type_id` (aus list_time_off_types) erstellen, gegebenenfalls mit bezahlten Stunden in `hours`.
create_userÄndert DatenEinen Mitarbeitenden mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Positionen, Standorten und Stundenlohn hinzufügen. Eine Einladungs-E-Mail wird versendet, sofern `invite` nicht auf false gesetzt ist.
delete_shiftLöscht DatenEine Schicht anhand von `shift_id` endgültig löschen. Eine optionale `message` wird der zugewiesenen Person per E-Mail gesendet; `chain` löscht auch spätere Schichten einer wiederkehrenden Serie.
get_accountDetails und Einstellungen des verbundenen When I Work-Kontos abrufen.
get_shiftEine einzelne Schicht anhand von `shift_id` abrufen.
get_time_entryEinen einzelnen Zeiteintrag anhand von `time_id` abrufen.
get_time_off_requestEinen einzelnen Abwesenheitsantrag anhand von `request_id` abrufen.
get_userEinen einzelnen Mitarbeitenden anhand von `user_id` mit Kontaktdaten, Positionen und Dienstplänen abrufen.
list_availabilityEinträge zur Verfügbarkeit und Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitenden bis `end` auflisten, optional für eine einzelne `user_id`.
list_eligible_usersMitarbeitende auflisten, die eine offene Schicht übernehmen können, anhand der Schicht-`id`, `position_id` oder `location_id`.
list_job_sitesEinsatzorte auflisten, die Schichten und Einstempelvorgängen zugeordnet werden können.
list_positionsDie bei der Schichtplanung verwendeten Positionen (Tätigkeiten) des Kontos auflisten.
list_schedule_notesDienstplanvermerke (Ankündigungen, Schließungen, Tage mit Abwesenheitssperre) zwischen `start_date` und `end_date` auflisten.
list_schedulesDienstpläne (Standorte) des Kontos auflisten.
list_shift_swapsAnfragen zum Schichttausch und zur Schichtabgabe auflisten, gefiltert nach Zeitraum, `status`, `type`, `user_id` oder `shift_id`.
list_shiftsSchichten bis `end` auflisten (standardmäßig bis in 3 Tagen), gefiltert nach `user_id` oder `location_id`; `include_open` oder `unpublished` setzen, um offene oder unveröffentlichte Schichten einzubeziehen.
list_time_entriesZeiteinträge bis `end` auflisten, gefiltert nach `user_id`; `only_open` setzen, um aktuell eingestempelte Personen abzurufen.
list_time_off_requestsAbwesenheitsanträge zwischen `start` und `end` (yyyy-mm-dd) auflisten, gefiltert nach `user_id`, `location_id`, `status` oder `type`.
list_time_off_typesDie Abwesenheitsarten des Kontos auflisten (z. B. privat, Krankheit, Urlaub).
search_usersMitarbeitende auflisten oder anhand des Textes in `search` suchen, optional gefiltert nach `location_id` oder unter Einbeziehung ausstehender und gelöschter Benutzer.
unassign_shiftsÄndert DatenDie angegebenen `shift_ids` von den zugewiesenen Mitarbeitenden lösen und dadurch zu offenen Schichten machen.
update_shift_swapÄndert DatenEine Anfrage zum Schichttausch oder zur Schichtabgabe anhand von `swap_id` aktualisieren, z. B. `status` auf 1 zum Genehmigen oder auf 2 zum Ablehnen setzen.
update_time_entryÄndert DatenEinen Zeiteintrag anhand von `time_id` aktualisieren, z. B. Start- oder Endzeit, Notizen oder `is_approved`.
update_time_off_requestÄndert DatenEinen Abwesenheitsantrag anhand von `request_id` aktualisieren; `status` auf 2 zum Genehmigen oder auf 4 zum Ablehnen setzen oder Zeiten und Stunden ändern.
update_userÄndert DatenEinen Mitarbeitenden anhand von `user_id` aktualisieren, z. B. Name, Kontaktdaten, Rolle, Positionen, Standorte, maximale Stundenzahl oder Stundenlohn.

In drei Schritten einrichten

1
App auswählen
Erstellen Sie ein kostenloses PipMCP-Konto und wählen Sie When I Work aus der App-Liste.
2
Schlüssel einfügen
Gib drei Angaben ein: die E-Mail-Adresse und das Passwort eines When I Work-Benutzers sowie einen When I Work-Entwicklerschlüssel. Der API-Zugriff hängt von deinem When I Work-Tarif ab: Ein Administrator muss den API-Zugriff per E-Mail bei When I Work beantragen und erhält einen privaten Entwicklerschlüssel. Die KI handelt mit den Berechtigungen dieses Benutzers.
3
Link zu Ihrer KI hinzufügen
Sie erhalten einen persönlichen MCP-Link. Fügen Sie ihn in Claude, ChatGPT oder Cursor hinzu:
1. Klicken Sie auf Ihren Namen und dann auf Einstellungen › Konnektoren › Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen.
2. Fügen Sie Ihren Link als URL des Remote-MCP-Servers ein.
3. Aktivieren Sie den Konnektor über das +-Menü in einem Chat.

Fragen

Was kann die KI in When I Work tun?

Die KI kann Schichten, Dienstpläne, Dienstplannotizen, Verfügbarkeiten, Positionen, Einsatzorte, Abwesenheitsanträge, Schichttauschanfragen und Zeiteinträge lesen. Sie kann Schichten zuweisen und freigeben, eine Schicht löschen, Abwesenheitsanträge und Zeiteinträge erstellen und aktualisieren, Tauschanfragen bearbeiten, Mitarbeitende ein- und ausstempeln sowie Mitarbeitende hinzufügen und aktualisieren.

Kann die KI meine When I Work-Zugangsdaten sehen?

Nein. Deine When I Work-E-Mail-Adresse, dein Passwort und dein Entwicklerschlüssel werden verschlüsselt gespeichert und der KI niemals angezeigt. Nach dem Speichern werden sie nicht erneut angezeigt, auch dir nicht. Die KI sieht nur die Ergebnisse der von ihr aufgerufenen Tools.

Kann ich festlegen, was die KI tun darf?

Ja. Du entscheidest, welche Tools aktiviert sind, und kannst zunächst nur Lesezugriff auf Dienstpläne und Zeiteinträge erlauben. Das Löschen einer Schicht ist endgültig und kann eine E-Mail an die zugewiesene Person auslösen. Beim Hinzufügen eines Mitarbeitenden wird standardmäßig eine Einladungs-E-Mail versendet. Für diese und andere Änderungen lässt sich festlegen, dass sie vor der Ausführung deine Freigabe benötigen. Jeder Tool-Aufruf wird protokolliert.

Funktioniert das mit ChatGPT?

Ja. Gehe in ChatGPT zu Settings › Apps & Connectors › Advanced, aktiviere den Entwicklermodus und füge deinen PipMCP-Link hinzu. Der Entwicklermodus erfordert einen kostenpflichtigen ChatGPT-Tarif: Plus, Pro, Business oder Enterprise. Derselbe Link funktioniert auch in Claude (Settings › Connectors › Add custom connector), Cursor und anderen MCP-Clients.

Was kostet das?

PipMCP bietet einen kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte. Bei kostenpflichtigen Tarifen wird pro abgeschlossener Aufgabe abgerechnet. Du benötigst außerdem ein eigenes When I Work-Konto mit API-Zugriff.

Warum benötigt When I Work Zugangsdaten und einen Entwicklerschlüssel?

When I Work gewährt API-Zugriff über einen privaten Entwicklerschlüssel, den ein Administrator per E-Mail bei When I Work beantragt. Die API meldet sich anschließend mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort eines When I Work-Benutzers an und handelt mit dessen Berechtigungen. Ein Benutzer mit eingeschränkten Berechtigungen begrenzt die Handlungsmöglichkeiten der KI.